大型会议活动策划执行干货分享,这里有你想知道的细节

     大型会议一般包含招商会、新品发布会、研讨会、新闻发布会……

     相信在职场的小伙伴,总会碰到各种各样的会议,会议作为公司一个宣传造势的热点,且公司每场会议都会投入大量人力物力作为支持,如何策划及成功举办一场这样的会议,是职场人士必备的职业素养。下面我们来看看策划举办大型会议需要哪些细节。


一、选择场地

     场地的选择需要考虑参会人数和角色,如果领导表明了意愿,那就省掉了自己设定筛选条件的步骤。一个“郊区的酒店”,和一个“高大上的会场”,从会场的氛围、布置,到周边的环境(有无风景区、有无农家乐)都会有很大不同。此外,因为会议和住宿是费用的大头,在前期就应该先行考虑预算了。


二、踩点预演

     大型会议最好是一气呵成,不要出现任何突发情况,或者对突发状况有planB的解决方案,这需要我们对场地和设备足够熟悉,也就是需要提前“踩点”。

1)酒店方位

     了解会场、餐厅与住宿的相对位置,便于会议开展期间的引导。

2)周边环境

     比如说我们这次会议的地点在一个郊区的景区里,去了才发现尽管现在网约车如此发达,但这个地方打车完全凭运气,他们的工作人员是坐指定班车上下班,座位有限不要指望能坐个顺风车。所以提醒参会人员交通状况就很必要。

3)会场情况

     开会是本次会议的第一重点,同时也是比较严肃的一个场合。进入会场要注意了解以下几点情况:

     ①座位排布。领导坐在哪个位置?现场是否会出现某位领导来晚了没有他的座位的情况?是否会有领导旁边没人坐的情况?为避免这个环节的特殊情况,应设置席位牌,所有人按照席位牌就坐。

     ②茶水情况。我们到会场后发现,会场呈回字形布置。“回字”桌上20位摆放了茶杯,但坐在后面椅子上的20位参会人员则没有茶水。经询问,若订瓶装水需付费,这也是在预算之外的支出,需要提前考虑。

     ③多媒体设备试用。最好是带着自己的电脑去,直接演练一遍。可以检查出屏幕色彩有无问题、电脑转接头是否匹配等问题。电脑、话筒放在哪里方便主讲人上下场?这个方位拍照效果如何(涉及到后期做会议报道)?话筒有无电池?

4)住宿情况

     不同人对睡眠的要求不同,对隐私的要求程度也不同。尤其本次还存在一个特殊情况:因所住酒店房间不多,所以存在两个人睡一个床的情况。如果现场临时随机安排,有可能让参会人员产生不适。

     建议处理方法:提前安排,电话参会人员是否两人同住大床,征得同意后再安排。但仍有不足之处:已确认住宿安排后最好做一个表格发到群里供大家熟悉,这样就可以保证大家第二天办理入住整齐有序。由本次会议实施情况可知,即使是事前安排了住宿,仍会有人到了酒店临时换房型的情况(如有些人标间换成了大床房,虽然换房的人自己可以通过外地公司额度报销大床费用,但给他安排的标间床位无形间就成了浪费,需我们公司来承担),开始的安排发生微调,预算也变化了,也为后面的入住情况核实、费用分摊增加了麻烦。

5)餐饮情况

     餐饮相对来说是最好控制的环节。此处只要注意以下几点:

     ①菜怎么点?我们这次包桌,所以没有自己点菜的环节。但是提前看了下菜单:16个菜,每桌分配12-13个人。觉得足够了。但实施起来发现大家开了一下午会都很饿,这个菜量完全不够吃。如果是10个人16个菜应该正好,但预算也会上涨。

     ②酒水。公司吃饭酒水申领应走流程。

     ③座位安排。会议的目的是为了一个部门间多多交流、增进感情,所以座位安排应考虑把比较熟络的人打散。建议方式:将领导席上安排一些分部公司的负责人,这些人不常来公司和领导面对面汇报工作;还有新同事,这些人刚来,需要认个脸熟。

6)其他安排

     若是景区,且第二天安排了游玩环节,攻略应提前做好。因为有些朋友能问到详细信息,信息资源还算充分。日程安排:我们安排的是徒步,把徒步路线、线路上的景点、徒步大概用时、线路周边的情况都打听了一下。下次有条件的话最好是自己去踩个点,不然万一在里面迷路了,或者线路上有什么安全隐患,会影响游玩体验。


三、会议当天

     1)会前安排

     当天早一点带着储存好待用资料的电脑过去,将电脑提前连接好。然后等待来宾办理入住,到时间可以友情提醒参会人员出发,以保证会议的准时开始。

     2)会议串讲

     主持人的音色沉稳和串讲的流畅度可以给参会人员一种正式、踏实的感觉。

     3)备用资料

     待讲资料一般准备两份或者多份,一份在电脑里,一份在U盘里,以防电脑损坏需要换电脑的情况。

     4)拍照点位,相机准备

     5)倒计时牌安排、录音安排

     会议时间非常紧凑,应安排倒计时,避免主讲人严重超时拖缓整个会议的节奏。录音应选择靠音响较近的地方,最好是选两个人录,避免有一个中途电话打断或者没电,漏掉记录。

     6)会议与晚餐衔接

     提前询问饭店备菜速度,一般是提前10分钟通知走菜即可。


四、费用问题

     此项与各公司报销程序关联度极强,仅供参考。

     1)前期预算不需做的太细。你永远想不到吃饭会多加几个菜,房间里会吃几桶泡面摔几个杯子,所以费用预算只能是预估,还要稍微放一点量。

     2)稍微放宽点费用在人头上,公司进行分摊时,在各项目费用也可查看有无充足额度,开什么性质的发票(餐饮、住宿)

     3)所有费用发生完成后,计算总共金额,以表格形式知会各报销负责人,统一收钱、统一支付。金额确认无误后报给酒店前台,让他们按此额度开发票,发票拿走以后,酒店前台自己做账。